Det du ikke ser, kan stoppe prosjektet ditt

På bspoke sitt frokostseminar i mai snakket vi om hvordan prosjektledere kan få bedre grep om usikkerhet, ikke bare risiko. Et viktig poeng var at det vi ikke vet at vi ikke vet, ofte er farligere enn det vi allerede har på radaren. Uten bevissthet om de usynlige blindsonene risikerer man å styre et prosjekt mot problemer ingen hadde planlagt for.

Under frokostseminaret delte Paul Cuypers fra boken sin "Mastering Project Uncertainty: A Systems Thinking Approach". Han presenterte en modell for å redusere usikkerhet og viste hvordan prosjekter kan forstås som dynamiske systemer der det uventede ikke er unntaket, men regelen.

Usikkerhet er ikke én ting

Et viktig poeng var skillet mellom risiko og usikkerhet. De fleste bruker begrepene om hverandre, men de betyr ikke det samme. Paul illustrerte det med et enkelt bilde: vi forveksler "poisonous" og "venomous" på samme måte, to ting som begge er giftige, men som er forskjellige. En giftig sopp skader deg når du spiser den. En giftig slange skader deg når den biter deg.

Videre viste han hvordan alt som skjer i et prosjekt, beslutninger, leveranser, avhengigheter og problemer, kan plasseres i modellen og gi deg bedre oversikt over hvor usikkerheten faktisk sitter. Det gjør det enklere å prioritere og handle før situasjonen eskalerer. Men det krever at hele teamet er med, ikke bare prosjektlederen.