Da er julen like rundt hjørnet, og mange har nok allerede startet ferien. Det er en tid for å tenke på det som har skjedd, men også se fremover på hva man skal gjøre når det nye året starter.
I fjor på samme tid så var vi kun to stykker, Henrik og Jarle. Ian Kenneth var på vei inn, og skulle starte i januar, men firmaet var fortsatt på “gutterom” stadiet. Vi hadde gode kunder i Nordea og Ice, og vi visste jo at vi skulle vokse, og bli et “ordentlig” firma. Det svei litt hver gang man var på kurs eller lignende og sa, “jo, jeg er daglig leder for bspoke”, “Ja, vi er bare 2”, “Joda, det er ikke så mange, men vi skal bli flere”, “joda, det er et ordentlig firma”. Mange er nysgjerrige på små firmaer, men det er vanskelig å få aksept for at det faktisk er et firma som drives profesjonelt, og ikke bare et lite hobbyprosjekt.
Da er det enda mer fantastisk nå. Kun et år senere er vi allerede 7 ansatte! Da er det ikke lenger noen tvil. Nå er vi i gang. Både egen og andres tvil om at dette faktisk er noe å satse på, og at man faktisk får til å bygge noe, et “ordentlig” firma, vaskes bort.
Første mann inn var Ian Kenneth. Vi leste CVen, og det sto i grunn heavy rocker, trommeslager med store bokstaver. Nyutdannet innen IT drift og sikkerhet i voksen alder, men han hadde jo også tatt datakortet for lenge siden, holdt kurs i PC bruk og office. En nerd og heavy rocker? Det er jo noen vi må ta en prat med. Og der satt da den luneste, hyggeligste heavy rockeren du kan få tak i. Fagområdet var ikke det verken jeg eller Jarle har mest erfaring med, men Jarle ringte en gammel venn, og ja, IT Kompaniet kunne tenke seg en junior som kunne være med seniorer for å støtte de på endel oppdrag. Dermed satset vi, og det har gått over all forventning. Ian Kenneth har lært fort, jobbet hardt, og blitt en viktig bidragsyter inn i firmaet, både proffesjonelt og sosialt.
Nestemann inn var Sarmad. Vi fikk profilen fra en headhunter som vi etterhvert har hatt mye med å gjøre, Einar Omdal hos Access professionals. Veldig hyggelig fyr, men nå skal det handle om Sarmad. Vi var usikker på hva vi skulle møte i intervjuet her. Født i Irak, bod på vestlandet, jobbet som utvikler, databaseadmin, PL/SQL utvikler. På intervjuet slapp vi å spørre mange spørsmål. Vi møtte en meget sosial og utadgående fyr, som var veldig ivrig på å fortelle om prosjekter og teknologier, og ønsket om å jobbe med nye ting og ny teknologi. Etter første intervjurunde fikk vi så en telefon fra en potensiell kunde med spørsmål om vi hadde en dyktig PL/SQL utvikler. Vi la to og to sammen og fant ut at det var meningen at vi skulle ansette Sarmad, noe vi ikke angret på. Og med det så var vi fire.
På samme tid som vi ansatte Sarmad fikk vi tips fra en prosjektkollega om en prosjektleder som var ledig. Ehud Kafri var på utkikk etter ny jobb, men vi hadde jo akkurat ansatt, og det var snart sommer. Vi ble enige om å ta en prat allikevel, og vi var raskt overbevist om at dette var en person vi ville jobbe med. Siden vi akkurat hadde ansatt Sarmad og det var rett før ferien ble vi enige om å vente til over ferien før vi tok opp tråden. Ehud hadde oppstart i det som var en travel periode for alle i firmaet. Etter en dag på kontoret sammen med Henrik så tok han fort på seg rollen som COO. Fakturering, kundekontakt, arrangere julebord og det meste annet vi kastet mot han har han tatt på strak arm. Så var vi fem!
Samtidig som Ehud var på vei inn ringe Einar oss igjen. Han hadde funnet en god kandidat! Eneste var at han holdt til i Sandefjord. Jaja tenkte vi. Vi har nå ansatte i Oslo, Eidsvoll, Maura og Løken, hvorfor ikke prøve oss på Sandefjord? Vi møtte Tommy flere ganger, og fant ut at dette var en utrolig bra kar. Han har også mye erfaring fra både store og små firmaer, samt som selvstendig konsulent. Han har mye kontakter i Sandefjord og Tønsberg, og sammen la vi en plan. Han blir en del av teamet vårt, og i lengden prøver vi å bygge opp et Sandefjord kontor. Tommy har satt en ny standard på hvordan drive nettverksbygging og lete etter oppdrag! Så var vi plutselig seks. Nå følte vi virkelig at det begynte å bli noe.
Siste tilskudd kom også fra Einar. Hyemi Kim var en seniorutvikler som hadde flyttet til Norge for bare tre år siden, og tatt en bachelor etter hun kom hit. På dette tidspunktet hadde vi Ehud som COO og Tommy som nyansatt og fortsatt ikke i oppdrag. Vi har hele veien sagt at vi skulle drive sunt og ikke ta unødvendige sjanser, så her var vi veldig usikre. Hyemi var faglig dyktig, sosial og absolutt en person vi hadde trua på. Så hva gjør man? Det vanskeligste i dagens marked er å få ta tak i gode personer. Har man det, så vil oppdrag komme, så vi tok sjansen og vant på det! Hyemi gikk rett inn hos Norsk Tipping, og rett inn i bspoke. Dermed var vi syv, en mer enn vi hadde som mål å klare i 2016.
Og for en gjeng vi har blitt. Vi var på firmatur til Spania etter sommeren. Vi tok med følge og barn, slik at alle skulle bli kjent med hverandres familier. Vi er et lite firma, og man snakker jo mye på hjemmebane om kolleger og hva som skjer på jobben. Dette var virkelig med på å løfte fellesskapet, og vi fikk brukt mye tid på å diskutere veien videre. Vi besluttet blant annet å lage ny firmaprofil, som er et prosjekt som vi har hatt gående i høst, og som vi vil presentere rett over jul, og er noe vi gleder oss masse til!
Hva har vi lært?
Så langt høres jo alt bare rosenrødt ut, men det har vært en bratt læringskurve for flere av oss. Så hva har gått mindre bra?
Tilgjengelighet
Både Jarle og Henrik har vært fulltid hos kunde under hele denne perioden. Det har vært hektiske prosjekter med til dels mye overtid. Å holde oversikt, ta godt imot og bidra med salg av konsulenter samtidig som man er opptatt hos kunde er vist seg å være en utfordring. Hva skal man velge? Ikke levere godt til kunden? La en nyansatt gå på “tomgang” uten veiledning og hjelp til å skaffe oppdrag fordi man ikke har tid til å bidra?
Ingen av disse er gode alternativer, og viktige punkter vi tar med oss videre. Henrik er hos Eika nå, men når dette oppdraget er ferdig er nå planen at han skal gå ut og jobbe som daglig leder fulltid. Det er viktig for oss å få formidlet bedriftskultur, huske på ansattes bursdager, bidra med salg og være der når det er noe. Nå har vi valgt å holde Ehud som COO for å gjøre denne jobben, men det har til dels vært vanskelig for Ehud, siden han er ny, og ikke kjenner hele firmaet og firmakulturen. Heldigvis har han tatt fatt på det med iver, og bidratt til at vår mangel på tilstedeværelse ikke har lammet firmaet når det skjer viktige ting.
Leverandører
En annen ting vi har lært er å få en god leverandør av IT utstyr, forsikringer, pensjon og annet. Ehud og Tommy startet med bare to ukers mellomrom. Vi hadde bestilt ustyr på en nettside, og forventet at dette skulle leveres i god tid. De startet, vi ringte, og joda, det var på vei. Vi ventet og ventet, og hadde to ansatte uten verken PC eller telefon, noe som ikke er bra. Det gir et dårlig inntrykk av oss som firma, det er uprofesjonelt når de skal i møter med kunder og blir en ekstra stressfaktor for oss.
Løsningen her ble å inngå avtale med IT Kompaniet om levering av utstyr. Ian Kenneth jobber for de, og prosessene ble veldig mye lettere. Vi satt opp standard-pakker for utstyr som skulle bestilles til utvikler og annet personell med mindre krav til kraftig PC. Dette har fungert utmerket, og til Hyemi fikk vi levert alt utstyret dagen etter det ble bestilt, da også med service avtaler på plass.
Vi har også byttet forsikring til IF, skal bytte pensjonsfond til Skagen og ser også på noen andre endringer på forskjellige tjenester. Fellesnevneren er at vi nå vil ha en kontaktperson vi kontakter når det er noe i hos leverandørene. Det er fint med webskjemaer o.l., som mange har, men i en travel hverdag er det fint å bare kunne ringe, så ordner noen som kjenner oss alt.
Vi fikk også laget ordentlige lister over andre ting som skal bestilles når ansatte kommer inn, slik at alle ansatte har mulighet til å gå gjennom listen og sørge for at ting er på plass.
Ansettelses tempo
Det har vært mange ansettelser i år. Dette har vært en krevende prosess, spesielt siden både Henrik og Jarle har vært opptatt hos kunder. Det er viktig å ikke la seg presse av ytre faktorer i en ansettelsesprosess, f.eks. et tilgjengelig oppdrag. Vi har i noen prosesser vist frem kandidatene vi har intervjuet for å høre hva et par potensielle kunder tror om kandidaten. Dette har medført at vi har fått beskjed om at de vil ha kandidatene på intervjue før de er ansatt hos oss. Det gir et ekstra press som vi nå i etterkant ser at vi ikke vil ha. Disse intervjuene som kandidater har hatt med mulige kunder har stort sett ikke endt i oppdrag med en gang, men de ansatte har uansett kommet seg fort ut til kunder.
Ansettelser er noe man ikke må ha det travelt med, og man må stole på egne vurderinger. Det å ha ytre faktorer som gir press i en eller annen retning er ugunstig, selv om det er fristende å ha kunder klare når nye starter. Man må tenke langsiktig, og da får det heller være om det blir en ekstra måned før man er i oppdrag. Dette gir oss også bedre mulighet til å gi en god oppstart for nyansatte og vise dem hva slags firma vi har lyst til å være før konsulentene går ut til kunder.
Oppsigelse og mistet oppdrag
Vi har i år også hatt vår første oppsigelse. Sarmad fikk et veldig godt tilbud hvor han får lov å jobbe med utrolig spennende teknologi i et mer etablert firma. Etter å ha ansatt mange og fokusert på vekst, så hadde vi ikke tenkt godt nok over muligheten til at noen faktisk ville si opp. Vi var “on a flow”, og da kan man kanskje bli for fokusert på å se fremover, og ikke se nok innover. Noen uker tidligere var kontrakten med OneCall ferdig, og verken Jarle eller Henrik hadde mulighet til å ta fri fra prosjektet til å følge opp.
Vi trodde også at oppdraget med OneCall skulle bli forlenget, og hadde derfor heller ikke startet jobben med å skaffe nytt oppdrag til Sarmad. I og med at vi akkurat hadde ansatt flere personer, så er dette noe som traff oss litt hardere enn det trengte. En enkel telefon til kunden en måned før kontrakten gikk ut kunne avdekket at behovet ikke var like stort, og vi kunne vært forberedt. Dette er absolutt noe vi har tatt med oss videre.
Vi har også erfart at det er vanskelig med kundekontakt når man går gjennom brokere, som i dette tilfellet, og at det da også blir veldig vanskelig å få tilbakemelding på jobben som er gjort. Vi har dermed innarbeidet et nytt punkt i alle kontrakter hvor vi stadfester at vi skal ha oppfølgingsmøter med alle kunder etter endt oppdrag, hvor vi går igjennom hva som har gått bra og hva som har gått mindre bra. Vi trenger denne informasjonen får å kunne lære, og for å kunne guide våre konsulenter på en god måte.
Veien videre
Så hvor går veien videre? Det har uten tvil skjedd veldig mye i 2016, og vi håper og tror dette vil fortsette i 2017.
En ting vi har diskutert er hvor store vi skal bli. Det eneste vi er sikre på akkurat nå er at vi skal bli større, i hvert fall dobbelt så store som i dag. Vi skal vokse til ca 15 personer først, så stoppe å ta en fot i bakken og vurdere. Vi har lyst til å være et åpent firma med korte besluttningslinjer, flat struktur og hvor de ansatte har mulighet til å påvirke sin egen hverdag. Om vi vokser for fort, er vi redd det kan bli vanskelig å beholde denne tankegangen samt måten å tenke og jobbe på.
Vi vil prøve å lære av noen av feilene vi gjorde i fjor, og ta oss litt mer tid i prosessene. Ansettelser vil få en enda mer strukturert form, hvor vi ikke vil ta hensyn til enkeltoppdrag som er ute før vi vet hva vi har bestemt oss for. Vi vil ha klausuler i kontraktene med kontraktsmeklere hvor vi skal få tilbakemelding på konsulentene våre på gitte intervaller, og hvor vi også har mulighet til å snakke med sluttkunden om hvordan det går. Uten dette er det umulig for oss å gi gode tilbakemeldinger til våre konsulenter, og for de å utvikle seg i riktig retning.
Vi jobber mye med mulige samarbeidspartnere for å se hvordan flere mindre firmaer kan hjelpe hverandre med oppdrag og vekst. Vi ser fordelen ved å ha andre å spille på, dele oppdrag med, og jobbe sammen med på anbud. Får man til gode samarbeid, så vil man kjenne deres profiler, og kanskje til og med ha en felles konsulent database, som gjør det mye lettere å kunne tilby kundene de tjenestene de vil ha.
Alt i alt ser vi veldig lyst på fremtiden. Det er en jevn stor pågang på oppdrag, og det er ingenting som tyder på at dette skal minske. Selv når andre bransjer har lav-konjekturer, ser det ut som IT satsingene ikke minsker, ettersom de da trenger å effektivisere. Vi har også fått flere direkteforespørsler, og andelen direktekunder øker.
God jul og Gått Nytt År fra alle oss i bspoke, vi gleder oss til å ta fatt på 2017!
