Endringer påvirker mennesker
Det ligger i menneskets natur å søke endring for å forbedre noe. I arbeidslivet koker endringer ofte ned til et middel for å forbedre inntjening, turnover, redusere kostnader, vekst, mer effektiv arbeidsflyt og lignende, som vi ser på som materielle endringer. Så lenge det er mennesker i arbeidslivet, vil det da også alltid være mennesker som blir berørt av disse endringene.
Hvordan kan mennesker som blir berørt av endringene ivaretas gjennom endringsprosessen?
I denne artikkelen skal vi ta for oss endringer som oppstår på arbeidsplassen, som ofte skjer i form av et prosjekt. Det kan være alt fra skifte til et nytt digitalt system til omstrukturering i selskapet. Videre i artikkelen vil vi utforske hvordan man kan gjennomføre slike endringer på best mulig måte, der menneskene som blir berørt er satt i fokus.
Hvordan få med menneskene på endringsreisen?
Det vi vet med sikkerhet er at enhver endring, liten eller stor, innebærer endring for mennesker. Uansett om det er å ta i bruk en ny rutine eller en stor omorganisering, og at det derfor er viktig å ta med seg menneskene det berører på endringsreisen. Det finnes mange ulike rammeverk og metoder for endringsreisen, selv liker jeg Prosci Change Management, da den sørger for åpenhet og inkludering i prosessen på en god måte.
For å få med menneskene på endringen som er planlagt i selskapet, må de også få vite retningen, visjonen og hensikten med endringen.
Forstå og håndtere de menneskelige aspektene ved en endring
Prosci’s Change Management benytter ADKAR-modellen, som er en endringsmodell med fokus på å forstå og håndtere menneskelige aspekter ved en endring. Dette er en modell jeg ofte faller tilbake på når jeg har muligheten til å planlegge et forløp. I all hovedsak fordi den er lett å kommunisere og det er lett å bygge opp gode workshops. Jeg syntes det er en modell som bidrar til gode dialoger rundt hvordan vi kan angripe en problemstilling, og som kan omsettes til operative arbeidsplaner for kommunikasjonsaktiviteter, opplæring/omskolering m.m. Den er lett å tilpasse ulike situasjoner/prosjekt/endringer hvor du har et konkret målbilde du ønsker å få realisert, men kan også tilpasses til mer eksplorative situasjoner.
ADKAR står for:
- Awareness: (Bevissthet) Åpenhet! Vi må få kjennskap til endringen. Hva skal endres? Hvorfor skal det endres? Og hvordan påvirker det meg?
- Desire: (Ønske) Vi må få lyst til å delta i endringsprosessen og forstå hva verdien er for meg.
- Knowledge: (Kunnskap) Vi må få den kunnskapen som er nødvendig for å forstå hva denne endringen innebærer. Hvordan påvirker den meg og hvordan skal jeg arbeide i fremtiden?
- Abillity: (Evne) Jeg må få evnen til å kunne utføre arbeidet mitt på en god måte etter endringen. Dette i form av opplæring og eventuelt nytt utstyr og support.
- Reinforcement: (Forsterkning) Vi må forsterke endringen, slik at den forblir brukt og vi ikke faller tilbake til gamle vaner der det er mulig. Først når endringen er implementert og tatt i bruk på en god måte av sluttbruker er prosjektet vellykket.
Kartlegging av hindringene øker sannsynligheten for suksess
Ved å fokusere på de fem viktige stadiene kan man være proaktiv å gjøre et godt analysearbeid for å kartlegge potensielle hindringer på de ulike stadiene, samt lage en god plan for håndtering av hindringene og med det øke sannsynligheten for en vellykket endring. Her kan man fokusere på de aktivitetene som gir nødvendige og ønsket resultat til enhver tid.
Hva er forskjellen på endringsledelse og prosjektledelse?
Endringsledelse og prosjektledelse er to sentrale fagområder innen prosjektgjennomføring. Hvor prosjektledelse fokuserer på effektiv planlegging, kontroll og gjennomføring av et prosjekt. Endringsledelse fokuserer på å sikre at endringen blir adoptert og tatt i bruk av målgruppen. En endringsleder er en rolle mange prosjekter unngår å ha med i prosjektet. Rollen er ofte ikke inkludert i budsjettet og kan bli sett på som en utgiftspost, men er det så lurt? Kan det ikke rett og slett koste mer å ikke ta med en som er spesialist på å lykkes med endringer, som kan sørge for en suksessfull endringsreise?
Prosjektledelse og endringsledelse utfyller hverandre
Fagområdene utfyller hverandre og fokuserer på et felles mål: det å øke sannsynligheten for at et prosjekt leverer planlagte resultater. Samtidig er fagområdene overlappende, da de begge bidrar med å gi struktur, prosesser og verktøy for å drive igjennom en endring. Selv om disse fagområdene kan fungere uavhengig av hverandre, er min erfaring at det mest effektive er å integrere dem og skape en enhetlig tilnærming.
Et samarbeid mellom endringsledelse og prosjektledelse kan gi gevinst på flere områder
Mennesker og kompetanse: Det er essensielt at prosjektleder og endringsleder står samlet om prosjektets mål og benytter seg av hverandres ekspertise. Prosjektledelse vil ivareta den tekniske siden av prosjektet og endringsledelse vil ivareta menneskene som blir berørt av endringen. Her kan de dra god nytte av hverandres kompetanse, spille hverandre gode og være sparringspartner ved behov.
Prosess: Ved å planlegge parallelle aktiviteter vil man kunne ivareta endringsledelse gjennom alle prosjektets faser på en god måte. Man vil ha en god effekt av å være en del av selve prosjektet fremfor å kjøre eget løp på utsiden.
Verktøy: Felles kommunikasjonsplaner, risikoanalyse og interessenthåndtering er verktøy som med fordel kan benyttes i fellesskap.
Metodikk: En omforent tilnærming som adresserer både den prosjekttekniske og menneskelige siden av prosjektgjennomføringen.
Hva er konsekvensen av å ikke tenke på hva endringen har å si for de ansatte?
Hva får du om du ikke har menneskene som skal endre bruksmønster eller oppgaver med på reisen? Da får du endringsmotvilje i større grad. Du kan oppleve å bli motarbeidet, en negativ kultur som sprer seg, mistrivsel, sykdom og i verstefall oppsigelser.
Det ligger i menneskets natur å tenke "What's in it for me?" Det er derfor veldig viktig å fortelle dem hva som skal endres, hvorfor vi skal endre og hva endringen betyr for dem. Dette ivaretar en god endringsleder ved å benytte gode rammeverk, modeller og verktøy som Prosci Change Management ADKAR, eller tilsvarende for å ivareta endringsreisen med god og åpen kommunikasjon begge veier.
Så, hvorfor ikke ha endringsledelse som en del av prosjektteamet deres neste gang?
Vi brenner for å skape fantastiske brukeropplevelser!
Hvis du ønsker å forbedre produktene eller tjenestene dine, står vårt erfarne team klare for å hjelpe. Det er bare å sende oss en melding, så ser vi hva vi kan få til sammen. Kontakt oss her.
